רישום פעולות במערכת
 
חשבונות מספקים - רישום ההוצאות
דרך מסך זה יש לרשום את הוצאות העסק.
יש לשייך כל מסמך לאחד מסוגי ההוצאה בהרשימה שלפניך. לדוגמא - חשבון טלפון = הוצאות טלפון,קניות סחורה = קניות, חשבון מחברת חשמל=הוצאות חשמל וכד'.
סוגי ההוצאות פרושים על המסך לפי סדר הא"ב , יש להקליק על סוג ההוצאה הרלוונטית , למלא את הפרטים הנדרשים על פי הרשום במסמך ההוצאה שבידך
ו..אל דאגה , המע"מ יופרד אוטומטית על פי החוק והחלק המוכר לפי סוג ההוצאה.,פרטים נוספים יהיו רשומים מידי פעם על אופי ההוצאה ומידת ההכרה לצרכי מס.
לצורך הרחבת הידע על כל סוגי ההוצאות מבחינת ההכרה לצרכי מס ועוד,ניתן לעיין באינדקס ההוצאות המלא.
בכל רישום הוצאה יש להביא לידי ביטוי את הספק ממנו נרכשה הסחורה או התקבל השירות,כך שפעולת הרישום תבצע גם את הרישום התאים בכרטיס הספק הרלוונטי.
אם לא פתחת כרטיס ספק - כדאי שתבצע זאת על פי ההוראות.
מייד עם גמר ביצוע כל רישום - עליך לציין את מספר הפעולה על גבי החשבונית ולתייק אותה בקלסר על פי סדר הפעולות.
יש מצבים רבים בהם לא תראה סדר פעולות רציף - מצב זה קורה בשל העובדה שישנן פעולות מורכבות אשר מקבלות במערכת רצף של מספרים כגון בפעולה עם הפרדת מע"מ - הרישום יקבל רצף של 2 מספרים.

חשבוניות ללקוחות וקבלת תשלומים מלקוחות
דרך מסך זה יש לרשום את הכנסות העסק.
למשתמשים בתוכנת החשבוניות www.invoice4u.co.il - אין צורך לבצע רישומים כלשהם הואיל והנתונים עוברים באופן אוטומטי בין המערכות ע"י הקלקה על "יבוא תנועות" במסך הראשי.

רישום מס במקור שנוכה מלקוחות, קניית רכוש קבוע
כאן יש לרשום את ניכוי המס במקור שנוכה על ידי הלקוחות במידה ויש לכך אישור. רישום זה יאפשר קיזוז הניכויים במקור מתשלום המקדמות - הסכום שירשם כאן ייזקף באופן אוטומטי לדוח המקדמות ויקטין את התשלום. אין לרשום ניכויים במקור במידה ואין בידך אישור על כך - רישום מיותר יגרום לחיוב קנסות על ידי מס הכנסה.
כאן ניתן גם לרשום רכישת ציוד ורכוש קבוע.

רישום שקים
דרך מסך זה יש לרשום את כל השקים שניתנו - רצוי לרשום כל פנקס מייד עם סיומו ולהקפיד על מילוי כל הפרטים. במידה וטרם נגמר הפנקס , רצוי לציין באופן ברור איזה שק הינו האחרון שכבר נרשם במערכת על מנת לא לבצע רישומים כפולים.

פעולות בנקאיות שונות
כאן יש לרשום את כל הפעולות כפי שנרשמו בחשבון הבנק - חיוב הלוואות , ריבית וכד' - רצוי מאד לרשום את הפעולות הנ"ל לאחר שנתקבל דף הבנק ולוודא רישום נכון ומלא של כל הפעולות הבנקאיות הנ"ל על מנת לאפשר הביצוע התאמת בנק בקלות.
מומלץ גם לרשום את ההפקדות לבנק דרך מסך זה כאשר טפסי ההפקדה נאספו מבעוד מועד וסודרו על פי סדר כרונולוגי של תאריכים. - והם מהווים את האסמכתא לרישום.בדיקת הרישום הנגדי בדף הבנק תוך כדי רישום ההפקדות , יקלו גם כן על ביצוע התאמת הבנק על ידי מנהל החשבונות.

רישום פקודות יומן ושכר
כאן בא לידי ביטוי מנהל החשבונות והוא זה אשר ישתמש בפונקציה זו לצורך ביצוע רישומים שונים הדורשים מומחיות ומיומנות - רישומים אשר לאו דווקא מסתמכים על מסמכים , פעולות תיקון , פעולות התאמה וכד'.

ניתן לבצע פעולת חובה או פעולת זכות או פעולת חובה/זכות.

פעולת חובה

לבחור כרטיס לחיוב בטבלה העליונה , לציין בשדה סוג פעולה – חיוב , למלא פרטי הפעולה וללחוץ – "הוסף פעולת יומן" – לחיצה זו יצרה תנועה בתחתית המסך , פעולה זו הינה זמנית בשלב זה , ונמצאת בטבלה בחלקו התחתון של המסך.

פעולת זכות

כנ"ל אולם לבחור בשדה סוג פעולה – זיכוי.

פעולת חיוב/זיכוי

יש לבחור את הכרטיס לחיוב בטבלה העליונה של המסך.

יש לסמן בשדה "סוג פעולה" – חיוב/זיכוי

יש לבחור את הכרטיס הנגדי לזיכוי , להשלים את פרטי פעולת היומן וללחוץ – "הוסף פעולת יומן"

לאחר השלמת כל הרישומים והוספתם לטבלה הנמצאת בתחתית העמוד יש לוודא שכל הפעולות נכונות – במידה ובוחרים לבטל פעולה מסוימת , יש לסמן אותה בטבלה הנמצאת בתחתית הדף וללחוץ "הסרת פעולות מסומנות" – פעולה זו תסיר מהטבלה את הפעולות שסומנו.

לאחר מכן יש ללחוץ "שמירה" – פעולות היומן יעודכנו במערכת.

במידה והרשימה איננה מאוזנת , תתקבל התראה והמנה לא תיסגר.

יש לאזן את המנה על ידי הוספת פעולה מתאימה וללחוץ שוב "שמירה".

כדאי לשים לב לעובדה שבעת רישום הפעולות , נותרים הפרטים בשדות הרלוונטיים לאחר רישום כל פעולה – דבר שמקל על רישום הפעולה או הפעולות הבאות בכך שניתן לשנות רק חלק מהשדות.

יש לשים לב לשדה תאריך אסמכתא – שדה זה קובע את תאריך התוקף של המסמך הנרשם.

טיפול בכרטיסי חשבון
כרטיסי החשבון במערכת נחלקים ל 2 קבוצות:
כרטיסי מערכת - הינם כרטיסים מובנים שקיימים מראש בתוך המערכת ולמשתמש אין שליטה עליהם.
כרטיסים אישיים - הינם כרטיסים שהמשתמש צריך לפתוח בהתאם לצורך על פי הנושאים שמוצגים במערכת.

כרטיסי מערכת
הינם כרטיסי הוצאות , הכנסות , מע"מ , קופה , ניכוי במקור מלקוחות , רכוש קבוע , קנייה ומכירת רכוש קבוע.
כרטיסים אלה הינם מובנים במערכת ולמשתמש אין שליטה עליהם.הפעולות הנרשמות אליהם הינן בד"כ מובנות.
לדוגמא - רישום הוצאות פרסום שיתבצע דרך מסך רישום ההוצאות , ירשם באופן אוטומטי לכרטיס הוצאות פרסום ולמע"מ.
המע"מ מחושב אוטומטית לפי סוג ההוצאה - הסבר מופיע בכל מסך רלוונטי.

כרטיסים אישיים
הינם כרטיסים השייכים לקבוצות הבאות:
לקוחות, ספקים , בנקים ,עובדים , חו"ז ( חייבים וזכאים) שונים , כרטיסי בעלים.
יש להקים כרטיס רלוונטי המשתייך לכל קבוצה דרך ניהול/פתיחת כרטיסים , ניהול ספקים , ניהול לקוחות - במסך הראשי.

מחיקת כרטיסים תתאפשר בתנאי שלא בוצעו בהם פעולות
לא ניתן למחוק כרטיסי ספקים או לקוחות - לצורך תיקון פרטים ניתן לעדכן את פרטי הכרטיסים שנפתחו ‎

חלוקה לסניפים
ניתן לבצע רישום הוצאות והכנסות על בסיס סניפים , כך שכל הוצאה או הכנסה תשויך לסניף מסוים (ניתן לחלק הוצאות לפי כל מרכז רווח כגון משאיות , פרויקטים או עסקים שונים של אותו עוסק מורשה וכדומה) .
חלוקת ההוצאות וההכנסות לסניפים תתאפשר אך ורק לאחר שהוגדרו סניפים במערכת.
ניתן לשייך הוצאות שנרשמו בעבר לסניפים על ידי חיפוש תנועות ולחיצה על מספר התנועה.

הגדרת סניפים
תפריט ראשי עליון > ניהול כרטסת > ניהול סניפים

רישום הוצאות על פי סניפים
לאחר שהוגדרו סניפים , בכל מצב של רישום הוצאה יתאפשר שיוך לסניף. .
ברירת המחדל הינה סניף ראשי .
בעת הצגת דוח רווח והפסד , תתאפשר הצגת דוח לפי סניפים.
 

התאמת בנק
גישה למסכי התאמת בנק--- תפריט עליון > הזנת נתונים > התאמת בנק

קליטת תנועות מדפי בנק

קליטה ידנית
1. יש לבחור בנק מבין הבנקים המופיעים במסך הגלילה.
2. יש לרשום את יתרת הפתיחה לפי דף הבנק שבידך – יש לוודא שזו היתרה האחרונה איתה סיימת לערוך את התאמת הבנק הקודמת.
3. להעתיק את כל תנועות הבנק מדף הבנק
 

וללחוץ "הוסף" לאחר כל שורה.

4. בגמר הזנת התנועות , יש לוודא שיתרת הבנק הסופית בדף הבנק תואמת את יתרת הבנק במסך ההזנה.
5. ניתן למחוק תנועות על ידי סימון התנועות הנדרשות ולחיצה על "מחק רשומות מסומנות" בתחתית הדף.
6. ללחוץ "שמירה" להעברת דף הבנק למסך התאמת הבנק.

קליטת קובץ בנק מהאינטרנט
1. בחשבון הבנק שלך באינטרנט , יש לבצע שמירת קובץ לאחר שנבחר דף הבנק להתאמה.
את הקובץ יש לשמור על ה"דסקטופ" או בכל ספרייה שתיבחר , שם הקובץ שנשמר הינו bankim.dat
2. במסך קליטת דפי בנק – יש לבחור בנק
3. יש לרשום את יתרת הפתיחה לפי דף הבנק שברצונך להעביר – נא לוודא שזו היתרה האחרונה איתה סיימת לערוך את התאמת הבנק הקודמת.
4. יש ללחוץ על "browse" ולבחור את הקובץ שנשמר.
5. נא להמשיך את התהליך מפעולה 4 שלעיל ( קליטה ידנית) .
6. לתשומת ליבך – המערכת בודקת את התנועות שנקלטות לעומת תנועות שכבר נקלטו ותתעלם מהעברת תנועות שנרשמו כבר.

ביצוע התאמת בנק
1. יש לבחור בנק מבין הבנקים המופיעים במסך הגלילה
2. לקבוע את התאריך האחרון להתאמה
3. ללחוץ "הצג תנועות".
4. נא לסמן את התנועות המתאימות בבנק לעומת הספרים – יש לשים לב שכל סימון מוסיף למונה הסכומים הנמצא בתחתית המסך , יש לדאות שסך כל המונה בספרים יתאים לסך כל המונה בבנק.
5. בכל פעם שימצא לנכון לאשר התאמת תנועות מסומנות – יוסרו הסכומים המסומנים בבנק ובספרים , אלו הם הסכומים המותאמים וכל הסרה כזו תקבל ספרור של מספר התאמה – אותה ניתן יהיה לבטל במידת הצורך ( לדוגמא במקרה של טעות) כפי שיוסבר בהמשך.
6. במידה ומתבקש לסגור סכומים אשר לא מתאימים מבחינת סיכום כאמור בסעיף 4 לעיל , יתבקש אישור שוב חוסר האיזון – במקרה זה יש ללחוץ על " לחץ כאן לאישור התאמה לא מאוזנת " הנמצא בתחתית הדף.
7. יתקבל מסך לביצוע פעולת התאמה – ניתן למצוא את הכרטיס לרישום התנועה הנגדית לבנק . סכום התנועה לחשבון הבנק כבר יופיע.
חיפוש הכרטיס הנגדי יכול להתבצע הן בהקשת אותיות בתוך מסך החשבונות והן בלחיצה על
כפתור החיפוש.
8. יש להקיש במסך פקודת היומן את הפרטים ומספר האסמכתא ולאשר – אישור זה יוצר פעולת איזון לכרטיס הבנק , פעולה אשר תסופרר במספר מנה -666 על מנת שניתן יהיה לזהות את מקור הפעולה.
מעבר לכך , המערכת תרשום בפרטי הפעולה גם את מספר ההתאמה , על מנת שניתן יהיה
לזהות את מקור הפעולה וגם לטפל בפעולה זו על ידי חיפוש לפי מספר התאמה כפפי שיוסבר
בהמשך.
9. לאחר סיום ההתאמה ניתן לצאת ממסך זה – כל הרשומות שנותרו יישארו להמשך ההתאמות בעתיד.

חיפוש התאמות ישנות
ניתן לבצע חיפוש התאמות ישנות על פי תאריך ,מספר תנועה או מספר התאמה.

1. יש לבחור בנק מבין הבנקים המופיעים במסך הגלילה
2. יש לבחור את אופן החיפוש וללחוץ על "הצג התאמות"
3. במידה ונדרש ביטול התאמה – יש לרשום את מספר ההתאמה בשדה המתאים וללחץ על "אשר ביטול"
4. התאמה זו תבוטל – כל התנועות יחזרו למסך ההזנה (בנק וספרים) , ובמידה והייתה פעולת יומן באותה התאמה , היא תבוטל.

כללי
כל תנועה שעברה התאמה – סומנה על ידי המערכת.
כאשר תתבקש הצגת כרטיס בנק בהנהלת החשבונות , ניתן להציג את הכרטיס עם כל התנועות , ניתן להציג עם תנועות מותאמות – צבועות , או להציג את דף הבנק ללא התנועות המותאמות.
תשומת הלב מופנית לכך שהצגת כרטיס הבנק ללא התנועות המותאמות, לא תכלול יתרת בנק נכונה, אלא יתרה של התנועה ללא התנועות המותאמות.
להצגת כרטיס הבנק עם יתרה נכונה , יש להציג את הכרטיס עם כל התנועות.

בברכה
צוות כפולה אונליין